Réussir votre plan de formation
en 7 étapes :
1 plan … 3 visions :
« Pour moi, chef d’entreprise, le plan de formation est un outil stratégique pour le développement de l’entreprise. »
« Pour nous, salariés, le plan de formation est la traduction opérationnelle de la politique de formation de l’entreprise.
C’est aussi l’opportunité de progresser, d’être plus confiant dans l’avenir
« Pour nous, tous, c’est un document contractuel qui lie les différents acteurs concernés.
Il décrit les objectifs à atteindre par la formation, les actions à mettre en œuvre, la planification et le chiffrage.
Qui est impliqué ?
La direction, les responsables impliqués dans sa construction, le service formation, les futurs stagiaires et les représentants du personnel.
Etape 1 : Quelle politique de formation pour votre entreprise ?
Etape 2 : Collecter et analyser les besoins de formation
Etape 3 : Elaborer le plan
Etape 4 : Définir les objectifs de formation et la nature de l’action
Etape 5 : Chiffrer le plan
Etape 6 : Réaliser et suivre le plan de formation
Etape 7 : Evaluer les résultats du plan
Etape 1 : Quelle politique de formation pour votre entreprise ?
Chef d’entreprise - 3 questions à se poser :
1. Quelles orientions stratégiques pour l’entreprise ?
2. Quels objectifs l’entreprise veut atteindre par le biais de la formation ?
3. Quels sont vos indicateurs de performance ?
Responsable formation - Votre rôle : fixer les principes qui vont guider les choix en matière de formation en fonction de :
1. Les orientations stratégiques de votre entreprise
2. Les modalités d’organisation : pédagogie, calendrier, planification…
3. Les responsabilités des différents acteurs impliqués
4. Les conditions de réussite et d’évaluation
5. Le budget
Vous êtes référent RH, rejoignez d’autres salariés faisant le même métier que vous : le club des référents RH vous permet d’apprendre, de progresser et de partager avec vos pairs dans un environnement Club.
Etape 2 : Collecter et analyser les besoins de formation
Vous réussirez cette étape si :
1. Le recensement des besoins permet de construire un plan de formation qui répond aux évolutions de l’entreprise
2. L’analyse des besoins permet au plan de répondre à une logique de développement des compétences individuelles et collectives
Egenie vous propose des solutions de diagnostics, de positionnement de recensement des niveaux et besoins
Le diagnostic métiers
Comment faire ?
1. Identifier l’écart entre les compétences requises et les compétences déjà disponibles dans l’entreprise. Il existe différentes méthodes d’analyse des besoins (questionnaires, entretiens, matrices…) à combiner et adapter suivant les contextes.
2. faire porter sa réflexion en amont des évolutions techniques, organisationnelles, politiques de l’entreprise
3. Impliquer les différents acteurs concernés : direction, direction des ressources humaines, responsables de service ou de projets, salariés et partenaires sociaux.
4. Arbitrer : Une fois les besoins collectés, le responsable de formation retient les actions correspondant aux priorités de l’entreprise définies dans sa politique de formation.
Pour en savoir plus : S’affirmer dans son rôle de Référent RH (Management)
A éviter
1. Confondre envie et besoin de formation
2. Le plan ne doit pas être un relevé de demandes individuelles éparpillées
Pour en savoir plus : Evaluation des compétences et détection de Potentiels : Outils et Technique (Management)
Pour en savoir plus : Fiches de poste et entretiens annuels : La gestion des compétences (Management)
Etape 3 : Elaborer le plan de formation
Responsable formation
1° délibération : Avant le 1° octobre
2° délibération : Avant le 10 décembre
Remettre au Comité d’entreprise un document précisant la catégorie des actions de formation
objectif 1 : Action d’adaptation au poste
objectif 2 : actions liées à l’évolution des emplois et au maintien dans l’emploi
objectif 3 : actions de développement des compétences
Dans votre présentation, les objectifs 1 et 2 sont regroupés
Pour en savoir plus : Spécial CE : La formation professionnelle, quels enjeux pour l’entreprise ? (Juridique et Finance)
Etape 4 : Définir les objectifs de formation et la nature de l’action
Vous réussirez cette étape si :
Les objectifs de formation décrivent :
1. les résultats attendus de la formation,
2. et s’expriment en termes de compétences à acquérir, à améliorer ou à entretenir.
Pour en savoir plus : Intégrer la dimension formation pour faire progresser vos collaborateurs (Management)
Comment faire le choix de la formation adaptée
En fonction de l’objectif à atteindre , optez pour :
1. Actions en interne
| Avantages |
Inconvénients |
- Le prix
- Une formation « maison » tenant compte des spécificités de votre pratique d’entreprise |
- La disponibilité du formateur interne
- Sa pratique pédagogique : le technicien est forcément compétent mais n’a pas toujours les outils pédagogiques optimum |
Pour en savoir plus : Formation de formateur occasionnel (Organisation & Efficacité professionnelle)
2. Intra-entreprise
| Avantages |
Inconvénients |
| - Des formations personnalisées, le choix du calendrier, la sécurité |
- Souvent le prix |
Les forfaits jours d’Egenie vous permettent d’envisager des formations totalement personnalisées même pour des mini groupes (2 à 3 personnes)
3. Ou inter-entreprises
| Avantages |
Inconvénients |
| - Vos collaborateurs confrontent leurs vécus avec les autres participants venant d’horizons différents |
- Les thèmes sont souvent abordés de façon généraliste
- La durée et le planning des sessions pas toujours adaptés
- Le risque de voir une session annulée |
Le club métier d’Egenie allie les avantages de l’inter, la confrontation avec les salariés d’autres entreprises et de l’intra grâce à la personnalisation des programmes et des interventions des professionnels
4. Actions d’accompagnement
| Avantages |
Inconvénients |
-Le pragmatisme : l’accompagnement permet une pédagogie dans l’action et le vécu
- L’adaptation : Il permet au formateur de travailler in situ dans les conditions réelles de l’apprenant |
- Le coût : L’accompagnement est souvent individualisé et nécessite un nombre d’heures d’intervention plus important
- Sauf en cas d’accompagnement de groupes : exemple : accompagner un CODIR |
Pour en savoir plus : 3.36 ACCOMPAGNEMENT CODIR - COMITE DE PILOTAGE (Management)
5. Le tutorat...
| Avantages |
Inconvénients |
| - Particulièrement adapté dans le cas de l’intégration de nouveaux salariés et de la Transmission des savoirs - entre les générations |
- La disponibilité du tuteur interne
- Sa pratique pédagogique : le senior tuteur est forcément compétent mais n’a pas toujours les outils |
Pour en savoir plus : La mission de tutorat en entreprise (Management)
Etape 5 : Chiffrer le plan
Comment calculer votre budget prévisionnel ?
1. Les coûts de la formation, notamment ceux correspondant au Dif
2. Le coût estimé des salaires des stagiaires
3. Les versements fiscalisés obligatoires
4. Les frais de déplacements et d’hébergement induits
6. Le coût des équipements dédiés à la formation
Comment financer la formation ?
Certaines actions peuvent être financées par divers moyens, notamment sur la mutualisation des fonds collectés au titre de la formation : Renseignez vous auprès de votre OPCA
Egenie vous propose une formule économique et sans surprise : Le Contrat d’Optimisation
Etape 6 : Réaliser et suivre le plan de formation
Comment optimiser l’organisation de vos actions de formation ?
Anticipez votre calendrier et commencez le plus tôt possible dans l’année.
La fin de l’année est une période chargée pour les intervenants : Vous n’aurez plus la souplesse nécessaire et risquez de surcharger les plannings de vos collaborateurs.
Egenie vous aide Le Contrat d’Optimisation, un service de veille vous permet de maîtriser votre planning tout au long de l’année
Les principales étapes de la gestion administrative
1. Effectuer les déclarations légales
2. Validez les conventions de stage avec les organismes…
3. Anticipez vos demandes de prise en charge au moins 1 mois la date de la formation
Votre tableau de bord et ses indicateurs vous permettent de contrôler à tout moment où en sont l’engagement du budget et la réalisation du plan.
Etape 7 : Evaluer le plan de formation
Responsable formation
Votre mission : rendre compte des résultats obtenus compte tenu des investissements réalisés en formation.
Vous réussirez cette étape si
Chek-list d’évaluation :
1. Avez-vous veillé à l’évaluation des effets des actions de formation (mesure et évaluation des acquis) ?
2. Avez-vous une mesure quantitative des résultats : nombre de salariés formés, d’actions, dépenses ?
3. Le plan de formation s’est-il bien inscrit dans la politique de l’entreprise ?
4. Les résultats qualitatifs sont-ils suffisants ?
5. Le budget a-t-il été maîtrisé ?
6. La conduite du plan a-t-il intégré l’ensemble des acteurs concernés ?
7. Le pilotage du processus a-t-il été efficace ?
